خیلی از شماها دیدهاید که یکسری از شرکتها هستند به صورت اتوماتیک بدون نیاز به در دسترس داشتن مدیر اصلی کارها انجام میشود و به قدری این نظم در شرکت حاکم شده است و در سازمان نظارت دقیقی توسط واحدهای مختلف وجود دارد، دیگر اصلا نیاز به کار کردن مدیر آن سازمان نیست و تمام کارها به صورت عالی انجام میشود، شاید خیلی در ذهن شما سوال باشد که چطور ممکن است این اتفاق بیافتد، اما اصلا جای سوالی ندارد چرا که به این فرایند، سیستم سازی کسب و کار گفته میشود که یکی از بحثهای مهم مدیریتی بوده و باید هر مدیر کسب و کار کوچک یا بزرگ به آن دقت داشته باشد.
این سیستم سازی فقط مختص سازمانهای بزرگ نیست و بلکه سازمانهای کوچکتر هم بیشتر به آن نیاز دارند که در این مقاله از سری مقالات کسب و کار اینترنتی به صورت کامل قصد داریم درباره سیستم سازی کسب و کار اطلاعاتی را به شما ارائه دهیم تا بتوانید با استفاده از این اطلاعات سیستم سازی بسیار عالی نسبت به کسب و کار خود داشته باشید و اگر قصد دارید کارهای کسب و کار به صورت کاملا منظم انجام شود حتما این فرایند را طی کنید تا در ادامه کار خود به مشکل بر نخورید.
راهنمای مطالعه:
با سیستم سازی حیات کسب و کار خود را افزایش دهید
در کل برای ابتدا کار هر سازمان ساختار سیستماتیک بودن بسیار مهم است و باید از همان ابتدا سازمانها و شرکتها به این موضوع دقت داشته باشند، توجه داشته باشید که اگر کسب و کار کوچک از همان ابتدا سیستم سازی را شروع نکند قطعا در مقطعهای بالاتر به مشکلات بسیار بیشتر بر میخورد که غیر قابل پیش بینی هستند و ممکن است اصلا مدیر آن کسب و کار نتواند این موضوع را به خوبی درک کند و آنرا رفع کند.
سالها قبل که در یک پروژه تجارتی فعالیت داشتم، متوجه شدم مدیر این کسب و کار تجارتی بسیار در کار دخیل و مهم است که اگر مدیر یک روز هم کار نکند این شرکت به صورت کلی متوقف خواهد شد و نمیتواند کار نکند، یکی از مشکلاتی که آن مدیر هم داشت این بود که فکر میکرد نمیتواند کارهای اصلی را به افراد درون سازمانی خود بسپارد و باید حتما کار را خودش انجام دهد که این کاملا اشتباه بود.
بعد از گذشت مدتی توانستیم موجب این شویم که سازمان و کسب و کار تجارتی که وجود دارد خیلی بهتر بتواند سیستم سازی را درک کند و با جلساتی که بین افراد درون سازمان ایجاد شده بود، آن مدیر توانست تمام کارها را در سازمان به صورت سیستماتیک جلو ببرد و این سیستم سازی به قدری خوب پیش رفته بود که مدیر آن سازمان حتی اگر چندین ماه هم نمیتوانست حضور داشته باشد هیچ مشکلی به وجود نمیآمد و همه افراد کار خود را به بهترین شیوع ممکن انجام میدادند که این موضوع خیلی برای مدیر آن شرکت جالب بود.
اما این فقط یک مثال شیرین از سیستم سازی کسب و کار است و در واقع بسیاری از تجریبات منفی هم از این سیستم سازی کسب و کار بوده خیلی سعی نمیکنیم آنها را تک به تک توضیح دهیم اما مختصری هم درباره آنها توضیح میدهیم که بدانید، در واقع یکسری سازمانها هستند که به سیستم سازی علاقه بسیار زیادی دارند اما اغلب شکست میخورند!!
شاید عجیب باشد اما اصلیترین موردی که این سازمانها دارند این است که سیستم سازی در کسب و کار اصلا به درستی رعایت نشده است و صرفا یکسری کارها به صورت کلی در سازمان تعریف شده و همه افراد هم به سراغ کارهای مختلفی در جهت پیش بردن اهداف سازمان هستند که این موجب هیچ نتیجهای نخواهد شد، در واقع این سیستم سازی هم اصول خاص خود را دارد که باید دقت بسیار زیادی نسبت به آن داشته باشید تا بتوانید هم یک سیستم سازی بسیار عالی برای خود داشته باشید و در این زمینه هم سریعا شکست نخورید و سریعتر سازمان را به سراغ اهداف خود ببرید.
سیستم سازی چیست؟
بیایید اول از این سوال شروع کنیم که اصلا سیستم سازی چیست که شما هم نسبت به سیستم سازی درک بیشتری را داشته باشید. در واقع اگر بخواهیم خیلی ساده این موضوع را توضیح دهیم، باید بگوییم که سیستم سازی به فرایندی گفته میشود که سازمان برای انجام کارها در نظر گرفته است تا افراد بتوانند با استفاده از این مسیر و فرایند در نظر گرفته شده با کمک همدیگر به صورت زنجیره وار خیلی ساده کارها را انجام دهند.
البته این بدان معنا نیست که حتما نباید در این سیستم مدیران حضور داشته باشند، اتفاقا در سازمانهای بزرگ مدیران در این سیستم سازی و فرایندی که طی میشود مدیران خیلی نقش بزرگی دارند و میتوانند کمک کننده باشند تا افراد و خود کسب و کار بتواند به بهترین شکل ممکن رشد کند و از این بابت مشکلی وجود نداشته باشد.
اما ماهیت اصلی سیستم سازی این است که کارها به صورت زنجیره وار به تمام بخشها مربوط باشد و تماما مربوط به یک شخص خاص نباشد که اگر زمانی آن شخص وجود نداشت فعالیت کسب و کار به صورت کامل متوقف شود، که همکنون هم متاسفانه شرکتها و تیمهای بسیاری هستند که اگر مدیر آنها نباشد اصلا نمیدانند که باید چه کاری را انجام دهند و فعالیت اصلا به درستی انجام نمیشود.
البته در این سیستم سازی یک سری اصول کلی و استانداردهای خاص باید تعریف شود تا افراد بتوانند با در نظر گرفتن این استانداردها به بهترین شکل ممکن اهداف سازمان را پیش ببرند و این موضوع نیاز به مطالعه دارد که قطعا ما تا آخر این مقاله قصد داریم به صورت کامل درباره آن اطلاعات ارائه دهیم تا بتوانید سیستم سازی بسیار عالی را برای کسب و کار خود داشته باشید.
سیستم سازی کسب و کار
سوال دومی که ممکن است در ذهن شما مدیران کسب و کار به وجود بیاید این است که اصلا چرا نیاز به سیستم سازی داریم و چرا باید کسب و کار خودمان را سیستم سازی کنیم، دقت داشته باشید که این موضوع تماما مربوط به خود شما است که قصد داشته باشید این کار را نسبت به اندازه سازمان داشته باشید یا خیر که البته این اندازه سازمان برای سیستم سازی هر چقدر بزرگتر باشد سختتر خواهد شد و زمان بیشتری هم نیاز دارد.
در کل با سیستم سازی کسب و کار خود میتوانید یکسری اهداف کلی را که در نظر گرفتهاید سادهتر برای خود رسم کنید و همین موضوع هم باعث خواهد شد سریعتر هم به آنها برسید، اگر دقت داشته باشید سازمانهای زیادی هستند که یکسری هدف دارند، برای مثال یکسری کسب و کارها هستند که قصد دارند در یک سال پیش رو به عنوان برترین فروشگاه اینترنتی بازار باشند، اما به نظر شما این موضوع بدون سیستم سازی و تعیین اهداف محقق میشود؟ قطعا خیر.
در واقع هر سازمان که میخواهد سریع و خیلی درست به اهداف خود برسد، باید بتواند سیستم سازی را به درستی انجام دهد تا تمام وظایف بر روی نظم انجام شود و این نظم کار هم باعث خواهد شد که کسب و کار بتواند رشد بسیار بیشتری را نسبت به قبل داشته باشد.
اما وقتی سیستم سازی وجود نداشته باشد، به دلیل اینکه یک شخص خاص در سازمان وجود ندارد، تماما بخش های سازمان هم به دلیل این که آن فرد وجود ندارد نمیتوانند کار کنند و مشکلات زیادی را قطعا به همراه خواهد داشت، پس به این موضوع خیلی باید دقت داشته باشید که نباید کسب و کار خود را وابسته به یک نفر کنید و باید این موضوع به صورت کاملا سیستماتیک باشد تا افراد بتوانند فعالیتهای خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند و حتی کمترین خطاها در کسب و کار شما وجود نداشته باشد.
از چه زمانی نیاز به سیستم سازی داریم؟
و یک سوال مهم دیگری هم که ممکن است ذهن شما را درگیر کرده باشد، این موضوع است که اصلا از چه زمانی نیاز داریم سیستم سازی کسب و کار را انجام دهیم؟ شاید شما فکر کنید اول بگذاریم تیم ما بیش از 30 نفر شود بعد نیاز به سیستم سازی داریم و تا قبل از این تعداد قطعا مدیریت آنها آسان است، اما اصلا اینطور نیست و در واقع وقتی که شما 30 نفر هم نیرو دارید، به دلیل عدم تجربه و نداشتن دانش کافی نمیتوانید سیستم سازی کسب و کار داشته باشید.
پیشنهاد ما این است که از همین اول کار و همین چند نفر ابتدایی که در کسب و کار وجود دارد سیستم سازی داشته باشید، اگر هر چقدر سیستم سازی در زمان کوچک بودن سازمان انجام شود، خیلی ساده میتوانید آن را مدیریت و کنترل کنید و حتی مجموعه شما هم سریعتر رشد خواهد کرد.
البته اگر در حال حاضر سازمانی بزرگ هم دارید که هنوز آنرا سیستم سازی نکردهاید، اصلا نگران نباشید هنوز هم وقت است و میتوانید این کار را انجام دهید، فقط کافی است برای انجام اینکار تا آخر مقاله را با ما همراه باشید و نکاتی که به شما ارائه میدهیم را بتوانید به بهترین شکل ممکن رعایت کنید تا یک فرایند سیستم سازی بسیار عالی داشته باشید.
مزیتهای سیستم سازی کسب و کار
قطعا با سیستم سازی کسب و کار یک سری از مزیتها را خواهید داشت که باعث میشود به بهترین شکل ممکن کسب و کار خود را پیش ببرید و آنها را مدیریت کنید، در این بخش قصد داریم یکسری از مزیتهای این سیستم سازی کسب و کار را به شما توضیح دهیم تا بتوانید با درک کردن این مزیتها بیشتر ترغیب به انجام آن باشید.
شرکت وابسته یه سک شخص نخواهد بود
یکی از اصلیترین مزیتهای سیستم سازی کسب و کار این است که دیگر سازمان اصلا به یک نفر خواص وابسته نیست و فعالیتهای اصلی که باید انجام شود توسط یک فرد خاصی انجام نمیشود که این موضوع میتواند برای پیشرفت بسیار عالی باشد چرا که یکسری از افراد هستند ممکن است همیشه حضور نداشته باشند و نتوانند کارها را پیش ببرند که این موضوع با لطف سیستم سازی به صورت کامل رفع خواهد شد.
کاهش خطاها در کسب و کار
یکی دیگر از مهمترین مواردی که سیستم سازی برای شما خواهد داشت، این است که خطاها را در کار بسیار کمتر خواهید کرد و به دلیل این که نظارت دقیق است اصلا خطاها نادیده گرفته نمیشود و همین موضوع هم باعث میشود سازمان پیشرفتهتری داشته باشید.
اما وقتی سیستم سازی در کسب و کار انجام نشده باشد و فقط یک نفر اصلی وجود داشته باشد، قطعا نظارتها درست انجام نخواهد شد و به هیچ وجه نمیتوانید خیلی خوب کسب و کار خود را پیشرفت دهید و مشکلات بسیار زیادی خواهید داشت.
توسعه پذیری
یکی دیگر از بهترین مواردی که سیستم سازی برای کسب و کار شما خواهد داشت و میتواند از این نظر هم برای شما بسیار مفید باشد، توسعه پذیری است که همین موضوع باعث پیشرفت سازمان خواهد شد.
در واقع وقتی که افراد به صورت زنجیرهای به هم دیگر وصل هستند و کارها را با هم دیگر در سازمان انجام میدهند قطعا یکسری راهحلها برای توسعه سازمان هم خواهند داشت و این موضوع میتواند موجب شود خیلی سریعتر و بهتر رشد کنید و از این بابت اصلا مشکلی نداشته باشید.
افزایش تمرکز مدیرها
یکی دیگر از مزیتهای بسیار عالی هم میتوانید با سیستم سازی داشته باشید این است که مدیرها به دلیل این که نیاز ندارند به صورت مستمر حضور داشته باشند تمرکز بیشتری خواهند داشت و بیشتر میتواند برنامههایی برای توسعه سازمان داشته باشند که همین موضوع هم بسیار میتواند برای سازمان و کسب و کار مناسب باشد.
مسئولیت پذیری
یکی دیگر از موارد بسیار مهم این است که افراد مسئولیت پذیرتر خواهند شد، دلیل اصلی این مسئولیت پذیری هم داشتن نیروهای مختلف در سیستم است که نظارت درستی بر روی کارهای افراد دارند، البته دقت داشته باشید که این مزیت زمانی برای شما اتفاق خواهد افتاد که بتوانید سیستم سازی بسیار درستی داشته باشید و در صدر این سیستم سازی یکسری افراد بسیار با مسئولیت را قرار دهید تا بتواند نسبت به قبل از خود هم بهتر عمل کنند و گزارش گیری بسیار دقیقی داشته باشند.
تعامل بین افراد
تعامل در هر سازمان بسیار مهم است که باید دقت داشته باشیم به بهترین شکل ممکن انجام شود چرا که اگر تعامل در بین افراد وجود نداشته باشد قطعا افراد نمیتوانند به خوبی با هم کار کنند و همفکری ندارد در نهایت هم موجب این خواهد شد که افراد نمیتوانند سازمان را رشد دهند.
وقتی که سیستم سازی در کسب و کار انجام میشود، به دلیل این که افراد به صورت کلی با هم دیگر ارتباط دارند میتوانید خیلی بیشتر تعامل را در سازمان حفظ کنید و این موضوع هم باعث خواهد شد به بهترین شکل ممکن رشد را به همراه تعامل در کسب و کار خود داشته باشید.
ارائه خدمات و محصولات بهتر
زمانی که سیستم سازی در کسب و کار انجام میشود، خدمات و محصولات خیلی بهتر به افراد ارائه میشود و همین موضوع هم میتواند رضایت مشتریان شما را به همراه داشته باشد که باز هم دوباره میتوانند خریدهایی داشته باشند یا شما را به افراد دیگر هم معرفی کنند.
دقت داشته باشید که این موضوع بسیار زیاد مهم است و باید مورد توجه قرار بگیرد.
خیلی خوب تا این بخش از مقاله به صورت کامل با یکسری از بهترین مزیتهای سیستم سازی کسب و کار آشنا شدید و متوجه شدید که این سیستم سازی دقیقا چه کاربردهایی میتواند برای شما داشته باشد و چه ارزشهایی برای شما خواهد داشت، در ادامه به صورت کاملتر درباره سیستم سازی اطلاعاتی را ارائه خواهیم داد تا بتوانید برای خود سیستم سازی خوبی را داشته باشید و از این بابت به مشکلی بر نخورید.
چگونه میتوانیم کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم؟
خیلی خوب از این بخش به بعد قرار است به صورت کامل درباره نکات زیادی اطلاعاتی را ارائه دهیم تا بتوانید با استفاده از این اطلاعات سیستم سازی کسب و کار خود را انجام دهید و از این بابت مشکلی نداشته باشید، دقت داشته باشید که یکسری از این نکات به صورت تجربی هستند و یک سری هم از دانشها و تحقیقات کلی به دست آمدهاند که بتوانید با استفاده از آنها به بهترین شکل ممکن سیستم سازی داشته باشید.
دقت داشته باشید که کتابهای بسیار زیادی هم در این زمینه وجود دارد که ما سعی می کنیم یکی از بهترین آنها را به شما در انتهای مقاله معرفی کنیم تا بتوانید با استفاده از آن کتاب به بهترین شکل ممکن کسب و کار خود را سیستم سازی کنید و از این بابت مشکلی نداشته باشید.
دقت داشته باشید که سیستم سازی دارای گامهای متفاوتی است که باید با دقت آنها را انجام دهید تا بتوانید سیستم سازی درستی را داشته باشید در غیر این صورت شکست خواهید خود و ممکن است سازمان را به صورت کلی نابود کنید، پس دقت داشته باشید که تک تک این گامهایی که به شما معرفی میکنیم و توضیح میدهیم مهم هستند و نباید هیچ کدام از آنها را دست کم بگیرید.
شناخت و تعیین ارزشهای کسب و کار
در اولین مرحله نیاز است که شناخت کلی نسبت به ارزشهای کسب و کار خود داشته باشید تا بتوانید این ارزشها را به خوبی تعیین کنید و از این بابت متوجه شوید که چه تمایزی نسبت به دیگر سازمانها و کسب و کارهای همکار خود دارید.
هر تمایزی میتواند جزو ارزشهای شما باشد و در واقع میتواند نشان دهنده برتری شما باشد، دقت داشته باشید که این موضوع بسیار مهم است و باید در اولین قدم این ارزشها را تعیین کنید تا در ادامه فرایند سیستم سازی کسب و کار خود بتوانید بهتر پیش بروید و روند بسیار بهتری را داشته باشید.
البته دقت داشته باشید که در فرایند سیستم سازی باید اول ارزشهای بسیار خاص را تعریف کنید، بعد از این که ارزشها را به خوبی تعیین میکنید میتوانید چشم اندازهای آتی هم برای کسب و کار خود داشته باشید.
نکته: برای تعیین کردن این موضوع قطعا نیاز دارید که وقت و همفکری زیادی با دیگر اعضا تیم خود داشته باشید تا بتوانید بهترین و خاصترین ارزشهای کسب و کار خود را تعریف کنید تا از همین ریشه کار بسیار کار را خوب پیش ببرید.
تعیین کردن اهداف
یکی دیگر از مواردی که باید خیلی به آن دقت داشته باشید، تعیین کردن اهداف است که بسیار هم مهم میباشد، همانطرو که میدانید هر کسب و کار برای خود یکسری اهداف دارد که مدیران آن اهداف را تعیین میکنند و همین موضوع میتواند کمک کند خیلی سریعتر سازمان به هدف خود برسد، دقت داشته باشید که این اهداف هم خیلی باید دقیق و درست تعیین شود و اگر از این مرحله خیلی سریع بگذرید نمیتوانید سیستم سازی درستی هم داشته باشید.
در مرحله دوم باید وقت بگذارید که یک هدف گذاری داشته باشید تا بتوانید در سیستم سازی خود از این اهداف استفاده کنید و سیستم را به سمتی ببرید که تلاش کنند به این اهداف سازمان برسند، دقت داشته باشید که این موضوع بسیار زیاد در کسب و کارهای مختلف به اشتباه انجام میشود اما شما نباید این اشتباه را داشته باشید و خیلی دقیق باید اهداف را تعیین کنید.
زمانی که هدف داشته باشید میتوانید سازمان را به بهترین شکل ممکن رشد دهید، البته این موضوع هم نباید فراموش شود که باید شما اهدف را نسبت به استانداردهای سازمان تعیین کنید و در غیر اینصورت ممکن است اهداف نسبت به سازمان بزرگ یا کوچک باشند که دچار مشکلاتی هم خواهد بود.
تیم سازی
یکی از اصلهای بسیار مهم در سیستم سازی این است که شما بتوانید به صورت اصولی تیم سازی داشته باشید و در واقع اگر تیم سازی شما ضعیف باشد قطعا مشکلات زیادی را تجربه خواهید کرد، تیم داشتن برای پیش بردن کسب و کار بسیار مهم است و حتما باید به آن توجه ویژهای شود.
البته افراد زیادی هستند که تیم سازی را شروع می کنند اما به دلیل نداشتن اصول مدیریتی آن نمیتوانند این تیم را با راهبرد اهداف شرکت پیش ببرند و در واقع سیستم ناقض خواهد شد، این تیم داشتن در سیستم سازی کسب و کار مهمترین بخش است و اصلا نباید آنرا دست کم بگیرید پس سعی کنید به خوبی اصول آنرا یاد بگیرید تا تیم سازی را بتوانید عالی انجام دهید و در نتیجه سیستم سازی سادهتر و بهتری داشته باشید.
از ابزارهای مدیریتی استفاده کنید
ابزارها بسیار کار شما را سادهتر میکنند و شما با استفاده از این ابزارها میتوانید مدیریت بهتری داشته باشید، پس حتما سعی داشته باشید که از این ابزارها استفاده کنید تا بتوانید با استفاده از این ابزارها هم مدیریت بهتری داشته باشید و هم بتوانید بخش به بخش سیستم خود را آنالیز کنید و هر بخش سیستم که به خوبی پیش نمیرود آنرا بهبود دهید تا بهرهوری بسیار بیشتری داشته باشید.
دقت کنید که امروزه کسب و کارهای بزرگ نیاز جدی به این ابزارها دارند چرا که با استفاده از آنها میتوانند کارها را خیلی بهتر پیش ببرند و در نهایت همین موضوع مدیریت را هم برای مدیران مجموعهها سادهتر میکند.
چند ابزار برای مدیریت تیم
یکسری ابزارهای خاص برای مدیریت تیم وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید تا سیستم خود را بسیار بهتر پیش ببرید، در این بخش از مقاله 3 مورد از این بازارها را به شما معرفی خواهیم کرد.
- ترلو (Trello): یکی از بهترین ابزارهایی که شما با استفاده از آن میتوانید مدیریت تیم خود را انجام دهید و محیط کاربری بسیار سادهای هم دارد، ترلو است که در حال حاضر سازمانها و افراد زیادی از آن استفاده میکنند.
- آسانا (Asana): آسانا یکی دیگر از نرم افزارهای برتر مدیریت تیم و مدیریت پروژه است که با استفاده از بخشهای مختلف آن میتوانید به بهترین شکل ممکن تیم خود را مدیریت کنید و حتی آنالیزهایی را نسبت به عملکرد افراد و… داشته باشید که همین موضوع میتواند برای شما بسیار مناسب باشد تا بتوانید متوجه شوید چه افرادی در سیستم شما بیشتر کار میکنند.
- اسلک (Slack): اسک یکی دیگر از نرم افزارهایی است که میتوانید با استفاده از آن ارتباط تیم را به بهترین شکل ممکن حفظ کنید و مدیریت تیم به این صورت هم بسیار سادهتر و بهتر خواهد بود، دقت داشته باشید که اسلک میتواند کمک کند که شما کارهای خود را برنامهریزی کنید و طبق برنامهریزی کارها را پیش ببرید.
جمع بندی
در این مقاله قصد داشتیم به صورت کامل درباره سیستم سازی اطلاعاتی را به شما توضیح دهیم تا درباره سیستم سازی کسب و کار اطلاعات بیشتری داشته باشید و اگر کسب و کاری دارید بتوانید با استفاده از توضیحاتی که دادیم آنرا سیستم سازی کنید و عملکرد خود را افزایش دهید، در این مقاله تمام مبانی مربوط به سیستم سازی توضیح داده شد پس سعی کنید آنرا ذخیره کنید تا همیشه بتوانید با استفاده از اطلاعات آن سیستم سازی خود را بهبود دهید.
مقالاتی که در مورد رشد کسب و کار قرار میدید بسیار برام جذاب هستن سپاسگزارم